Archivo de Protocolos Notariales de Sevilla

El Archivo de Protocolos del Distrito de Sevilla, está situado en esta capital, calle Feria número 25, en el antiguo Convento de Santa María de Monte-Sión. Comprende, en principio, tanto el Archivo General –documentos entre 25 y 100 años de antigüedad – de todas las Notarías de su Distrito, como la Sección Histórica – los de más de 100 años -, de las mismas. Además, de forma especial, contiene los Libros de pólizas del extinguido Cuerpo de Corredores de Comercio, correspondientes a las poblaciones de Sevilla, Cádiz, Jerez de la Frontera, Algeciras y Huelva.

Sin embargo, hace unos años, y por razones coyunturales, debido al mal estado del edificio donde se alberga el Archivo, y para la realización de obras en orden a su restauración, se realizó un depósito provisional de los tomos anteriores a 1893 de su Sección Histórica en el Archivo Histórico Municipal de Sevilla, en calle Almirante Apodaca, en los antiguos Juzgados de Sevilla. Se conservan pues, en el de Protocolos, todos los documentos desde esa fecha, pendiente la reintegración de los anteriores, una vez culminada la ambiciosa obra prevista.

El edificio lo adquirió el Colegio Notarial por compra a la Orden de Predicadores, representada por el Prior Provincial de su Provincia Bética, según escritura pública de 5 de Agosto de 1927, ante el Notario Don Diego Angulo Laguna, por el precio de 250.000 pesetas. En razón de la cantidad, la venta hubo de ser autorizada por la Santa Sede, tramitándola directamente en Roma el Cardenal Ilundain, pese a que había sido abandonado por la Orden propietaria y carecía de todo uso religioso. Es un edificio renacentista, con traza de Hernán Ruiz II, el que coronó la Giralda con su definitivo cuerpo de campanas, labrado en piedra de la Sierra de San Cristóbal por canteros jerezanos. Gracias a esa adquisición, y al destino que se le asignó, se ha conservado para el patrimonio artístico de Sevilla esta importante construcción.

Inmediatamente se realizaron en él obras, según proyecto del Arquitecto Don José Gómez Millán, para su adaptación y para aislarlo de un edificio colindante que tenía cierto riesgo de incendio y que efectivamente ardió al poco tiempo. Solo por esa diligencia se salvó, pues, tanto el inmueble como todo nuestro tesoro documental.

La obra actual, iniciada ya hace unos años, y a punto de su completa terminación, significa un hito fundamental en su desarrollo histórico, y lo habilita, en las condiciones más idóneas hoy exigibles, para contener toda la documentación, calculándosele una capacidad aproximada de unos cincuenta mil volúmenes. Está dotado de armarios compactos en cuatro plantas, con elementos ignífugos, control de humedad, y amplios espacios en previsión de cualquier ampliación, para un servicio completo y eficaz a los investigadores y a todos los interesados.

La riqueza bibliográfica del Archivo de Protocolos de Sevilla, es impresionante. El documento más antiguo corresponde a 1441. Comprende pues, tanto la época bajo medieval y la Edad Moderna y Contemporánea. Por ejemplo, la documentación relativa al Descubrimiento de América, tanto a los viajes en sí, como construcción de carabelas, préstamos y poderes, como a la riquísima peripecia personal de los navegantes, y sobre todo, a la instalación, organización y cultura en las nuevas tierras, se refleja en sus libros. Son numerosos las tesis y trabajos que toman sus fondos como base de estudio. Asimismo, toda la vida íntima de las gentes que aquí vivieron, el flujo y reflujo de las familias, las herencias y compraventas, los avatares de la economía, los menudos sucesos diarios que constituyen el entramado real de la vida, con toda su viveza y color.

En cuanto a la legislación:

- Se entiende por protocolo la colección ordenada de las escrituras, actas - y hoy también de las pólizas -, autorizadas por cada Notario durante un año. Se formalizará en uno o más tomos encuadernados (17 L). En todos los documentos contenidos en él, llamados instrumentos públicos -, el Notario consignará el número de protocolo, correlativo desde el primero hasta el último que se autorice en cada año, (272 RN) y expresará día, mes y año (24 L) y excepcionalmente la hora (156 RN).

- Los protocolos así ordenados, se conservarán en la Notaría donde se hayan autorizado, durante veinticinco años, por regla general (salvo permanencia del Notario autorizante durante un plazo superior, en cuyo caso continuarán en su poder mientras mantenga esa titularidad).

- El Archivo General de Protocolos de Sevilla, comprende todos los autorizados por cada una de las Notarías demarcadas en su Distrito, a medida que vayan alcanzando veinticinco años de antigüedad, y sin limitación de plazo, esto es, indefinidamente. Se añadirán además los protocolos de las Notarías amortizadas (292 RN), es decir, las que hayan sido suprimidas.

- El Distrito de Sevilla comprende las Notarías situadas en cada una de las poblaciones siguientes:

* En primer lugar, las de la propia capital. Su número se fijó inicialmente, desde la ordenación de Alfonso X y las Ordenanzas de los Reyes Católicos, en 24, cifra que se mantuvo durante muchos años. En la actualidad son 39.

* Además las poblaciones siguientes: Alcalá de Guadaíra, Camas, Coria del Río y La Algaba.

* Hay que advertir que existen otras poblaciones del Distrito de Sevilla con Notaría propia, pero que son de reciente creación, por lo que, al no alcanzar aún los 25 años de antigüedad, no han realizado todavía aportación alguna. Así, San Juan de Aznalfarache y Alcalá del Río, creadas en 1984, Mairena del Aljarafe, Puebla del Rio y La Rinconada, creadas en 1995, y Brenes, Tomares y Castilleja de la Cuesta, creadas en 2001.

* Lo mismo podría decirse de las que eventualmente puedan crearse en sucesivas Demarcaciones, hasta que la alcancen.

- Entre los Notarios de cada población, y según unas normas rigurosamente establecidas, el Ministro de Justicia, a propuesta de la Dirección General, designará un Notario archivero (294 RN).

- En cada Archivo existirá un inventario de los libros y papeles que lo constituyan. Este Inventario, respecto de los protocolos, expresará su número y folios de cada volumen, Notario autorizante y años a que corresponda. En el mes de Febrero, los Notarios archiveros adicionarán al Inventario general, los protocolos que hayan sido entregados en el mes anterior (299 RN).

- Señalado así a grandes rasgos y en términos muy generales, el contenido del Archivo de Protocolos, es necesario distinguir dos grupos de documentos:

A. Los documentos de más de cien años de antigüedad, forman, dentro de cada Archivo General, la Sección Histórica (1 D.1945). Estarán abiertos a la investigación científica; su exhibición, estudio y consulta, será en - todo caso gratuita (2 D 1945). La obtención de copias, en cambio, está sujeta a un Arancel establecido por Real Decreto. El vigente fue promulgado con fecha 17 de Noviembre de 1989.

B. Los documentos de menos de cien años de antigüedad están sujetos al secreto de protocolo (274 RN). Por tanto, solo podrán ser examinados u obtener copias de ellos, - sujetas al mismo Arancel -, los que acrediten interés legítimo en los mismos, es decir, los propios otorgantes, sus herederos o causahabientes (32.3 L y 282 RN).

- Normativa aplicable: El protocolo notarial es propiedad del Estado español. Los Notarios lo conservarán sólo como Archiveros y bajo su responsabilidad (36 LN). La propiedad del Estado tiene, entre otras, una consecuencia importante: conforme al Estatuto de Andalucía, esta Comunidad tiene competencia general y exclusiva sobre los archivos que no sean de titularidad estatal. Por tanto, en los Archivos de Protocolos notariales, han de aplicarse básicamente las normas generales citadas, de ámbito notarial. La competencia autonómica queda referida solo a la gestión de los Archivos. Con esta limitación, y según tales normas autonómicas, forman parte del Patrimonio documental andaluz, los documentos producidos por las Notarías de las ocho provincias andaluzas (articulo 3 Ley de Archivos de Andalucía).

FUENTE: ILUSTRE COLEGIO NOTARIAL DE ANDALUCÍA